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Ciblez les entreprises. N'envoyez pas une lettre passe-partout à toutes les entreprises. Choisissez celles qui vous intéressent et menez votre enquête : quels sont leur secteur d'activité, leur taille, leur chiffre d'affaires, leurs produits, leurs marchés, leurs objectifs de croissance, leurs projets... Toutes ces informations vous serviront à argumenter votre lettre. Elles prouveront que vous n'écrivez pas à ses entreprises par hasard.

Où trouver ses informations ? Pour vous aider dans votre recherche, consultez la documentation papier de l'ANPE, de l'APEC et des chambres de commerce et d'Industrie (AFCI). Sollicitez les organisations professionnelles. Plongez-vous dans les annuaires du Kompass et du Bottin des entreprises. Lisez la presse économique et sociale. Demandez aux entreprises que vous intéressent de vous envoyer leur plaquette d'information ou leur rapport annuel. Visitez leur site Internet. Pour les métiers et les postes, pensez aux 420 fiches métiers et 420 vidéos métiers de France 5.

Ecrivez à une personne précise. Votre lettre doit être nominative. Adressez-la, soit au responsable du recrutement, soit au responsable d'un service. Pour connaître ses coordonnées, téléphonez à la société. Si cela est nécessaire, demandez à ce qu'on vous épelle son nom.

Soyez direct et convaincant. La première phrase de votre lettre doit accrocher l'intérêt de votre destinataire, lui expliquer pourquoi vous écrivez à son entreprise, et pas à une autre. C'est le moment de lui préciser le poste que vous visez ou de lui suggérer des pistes d'emploi possibles. Puis, montrez que vos compétences sont en adéquation avec ses activités et ses besoins, actuels ou futurs. Enchaînez sur vos expériences, vos formations ou vos qualités, tout en veillant à ne pas répéter votre CV. Enfin, sollicitez une rencontre en lui proposant de le rappeler d'ici quelques jours. N'oubliez pas la formule de politesse, la plus sobre possible, et votre signature.

A éviter : les erreurs concernant l'entreprise, les fautes d'orthographe et de syntaxe, les termes négatifs, les formules toutes faites, banales ou administratives, un ton impersonnel, familier ou trop poli, la flatterie. A manier avec précaution : l'originalité et l'humour.

Le curriculum vitæ ou CV (« chemin de vie » en latin) est un document détaillant le parcours d'une personne. Il s'agit en général du parcours scolaire et professionnel d'un candidat à une embauche, mais cela peut aussi être une manière de se présenter à un groupe.

La forme que prend le CV dépend beaucoup du contexte culturel : pays, mais aussi secteur (entreprise privée, entreprise publique, association, métallurgie, logistique, finance, informatique, …).

D'une manière générale, il faut se poser la question du but du CV. Par exemple, si on laisse un CV sur une page Web personnelle en espérant qu'une personne le trouve par un moteur de recherche, il doit contenir de nombreux mot-clefs ; comme il n'est pas ciblé, il peut être long. À l'inverse, dans le cadre d'une réponse à une annonce pour un emploi, le CV sera probablement trié « à vue » dans un premier temps, et doit donc faire ressortir les mots-clefs auxquels on pense que s'attend le recruteur (ce que l'on pense avoir décrypté dans l'annonce), et être de préférence court (moins de deux pages).

Dans le cas d'une réponse à annonce ou d'une candidature spontanée, le but du CV est d'obtenir un entretien et non pas de décrocher l'emploi.

En France, on recommande pour une personne sans expérience professionnelle (et notamment les jeunes diplômés) d'avoir un CV d'une page maximum. Pour autant, une personne avec une expérience notable ne doit pas nécessairement allonger son CV, mais envisager de cibler les informations pertinentes.

Dans le cadre universitaire, ainsi que dans les pays anglo-saxons et du nord de l'Europe, il est de bon ton de mettre les références de personnnes à contacter (ancien employeur, responsable de formation).

Le CV comporte :

• l'état civil : dans certains cas, le CV peut être anonyme (procédure pour éviter la discrimination à l'embauche, personne voulant être contactée par des recruteurs sans que son employeur actuel soit mis au courant) ; il peut éventuellement contenir la situation de famille (voir plus bas) ;
• un titre : on évitera absolument les mentions « CV » ou « Curriculum vitæ », le format est assez clair pour indiquer ce que c'est ; on préfèrera un titre en rapport avec la situation : diplôme principal (en France, le diplôme joue souvent un rôle important dans la sélection), poste visé, ou poste actuellement occupé, … ;
  il doit être cohérent avec l'organisation du CV (celle-ci doit refléter ce qui est mis en avant dans le titre), et il peut être éventuellement accompagné d'une phrase de résumé ;
• le cursus professionnel, avec en général :
  • les dates de début et de fin de l'expérience (années), éventuellement la durée pour les stages inférieurs à 1 an,
  • la fonction occupée,
  • le nom de l'entreprise,
  • le secteur d'activité,
  • l'effectif de l'entreprise et son chiffre d'affaires annuel ;
  • les enjeux du poste, les performances, les résultats obtenus et les réalisations, quantitatifs ou qualitatifs (p. ex. « taux de défaut inférieur à … », « … heures/km de conduite », « gestion d'un budget de … », « direction d'une équipe de … personnes », « amélioration de … », « réalisation du projet … ») ;
• les formations et diplômes en rapport avec la situation (cursus scolaire, universitaire, formation professionnelle continue, …
• les compétences particulières (savoirs, savoir-faires et savoir-êtres), éventuellement développées à titre personnel :
  • langues parlées et écrites, avec le niveau (p. ex. notions, parlé, parlé couramment, écrit^[1])
  • la détention d'un permis de conduire, d'une qualification particulière,
  • la maîtrise d'outils informatiques.

Éventuellement, il peut comporter la mention d'activités extra-professionnelles, comme la participation à des associations, des loisirs (sport, culture, voyage), toujours en se posant la question de la pertinence. Certaines expériences peuvent éventuellement se placer avec les expériences professionnelles.

L'expérience professionnelle et la formation se présentent habituellement par ordre anti-chronologique, le plus récent d'abord, puisque c'est la dernière expérience qui est susceptible d'intéresser la personne.

Si l'expérience professionnelle est longue et redondante, on peut avoir intérêt à présenter d'abord les compétences développées, ou les postes occupés, puis de lister l'expérience de manière plus succincte, afin d'éviter d'écrire plusieurs fois la même chose pour des postes similaires.

Il convient de garder à l'esprit que dans le cas d'une embauche, on dispose de peu de place et le premier tri se fera en quelques secondes. Les informations portées doivent donc être ciblées. Il n'y a pas en la matière un CV type mais un CV par proposition d'embauche. Le CV n'est pas un état pléthorique du passé du candidat (une « pierre tombale ») mais une projection vers l'avenir, en quoi le passé permet d'aborder le problème de l'entreprise — car le recrutement est la réponse à un problème, à un besoin —, ce qui lui permettra de se distinguer des autres candidats. Le recrutement est un investissement (il a un coût important) et une prise de risque pour l'entreprise. Le CV doit donc rassurer le recruteur.

Concernant la mise en forme, là encore cela dépend de la culture du milieu et du but du CV. Il peut faire ressortir la rigueur ou la créativité (par exemple pour un graphiste), mais sera dans tous les cas clair et lisible.

Dans le cas d'une demande d'embauche, il est en général accompagné par une lettre de motivation (parfois appelée lettre de présentation), outil complémentaire. Le CV devrait donner envie de lire la lettre et vice versa.

La lettre de motivation, également appelée lettre d'accompagnement, met en avant les qualités du candidat nécessaire à la réussite de son projet professionnel. Elle est concise, personnalisée, rapide à lire, et à joindre impérativement à un curriculum vitæ (CV) dans l'intention d' accrocher le recruteur et favoriser l'entretien d'embauche.

C'est le premier contact d'un candidat avec un recruteur.

• Son objectif : obtenir un entretien

Elle doit d'une part inciter à lire le CV avec un œil favorable en mettant en relief l'adéquation entre la candidature et le poste à pourvoir et, d'autre part, se conclure par une proposition de rendez-vous.

• Sa forme : porte-plume inutile

Au fil des ans, de plus en plus de lettres sont dactylographiées au détriment des lettre manuscrites. Car l'avantage de la faire à l'ordinateur est un gain d'efficacité et d'une meilleure lisibilité. Dans certaines annonces est précisé de la faire à la main pour des analyses graphologiques. Au cours du temps, de plus en plus de candidatures sont envoyées par internet au détriment du courrier déposé par les facteurs. L'avantage est un gain de rapidité d'envoi et un moindre coût.

• Son contenu : à adapter aux circonstances

Son contenu diffère selon que l'on répond à une annonce ou que l'on effectue une candidature spontanée.

Dans le premier cas, la reprise point par point des demandes de l'annonce s'impose.

Dans le second cas, les postes étant inconnus, on insistera davantage sur l'adhésion aux valeurs de l'entreprise, la connaissance de son marché et l'on se montrera ouvert aux postes proposés.

• Son style : à soigner !

La lettre doit donner envie d'une rencontre. Pas de formules ampoulées, pas de lourdeurs. Il faut aller à l'essentiel.

• Sa présentation : aérée et concise

La lettre de motivation doit donner l'impression au recruteur que sa lecture ne lui prendra pas beaucoup de temps. Les paragraphes doivent être suffisamment espacés. Tout en allant à l'essentiel il faut que la lettre donne une idée précise des intérêts et des atouts du candidat.